為提高發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮公文在各項工作中的指導(dǎo)作用，使之規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制訂本制度。

　　一、本文所指的文件是指：

　　1、以協(xié)會名義向協(xié)會內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件，如規(guī)章制度、通知通報、人事任免及向協(xié)會以外的單位、團體等發(fā)出的正式文件等;

　　2、以協(xié)會下設(shè)各分支機構(gòu)名義發(fā)出的文件。

　　二、公文種類及編號

　　1、協(xié)會內(nèi)部使用的公文種類主要包括：

　　(1)決定：適用于對重要事項或重大行動作出的安排;任免和聘用管理人員;

　　(2)通知：適用與協(xié)會轉(zhuǎn)發(fā)上級政府部門公文;發(fā)布規(guī)章制度;傳達要求各機構(gòu)執(zhí)行的事項;

　　(3)通報：適用與表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況;

　　(4)報告;適用于下級部門向上級部門匯報工作、反應(yīng)情況、提出意見或者建議、答復(fù)上級部門的詢問等;

　　(5)請示：適用于下級部門向上級部門請求批示、批準;

　　(6)批復(fù)：適用于上級部門答復(fù)下級部門請示事項;

　　(7)函：適用于不相隸屬的部門之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題;

　　(8)會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和議定事項;

　　(9)決議：適用于公司會議議定的重要事項;

　　(10)制度、管理辦法：適用于協(xié)會明確和規(guī)范各項具體工作。

　　2、文件編號

　　(1)對協(xié)會有重大影響的決議(定)、制度、辦法、通知等文，由綜合辦以協(xié)會紅頭文統(tǒng)一編號下發(fā)，具體文件編號：ΧΧΧΧ[年份]序號。

　　(2)協(xié)會一般性的文件下發(fā)，以文件類別劃分，如：人事、通知、通報、決定等，全部由綜合辦統(tǒng)一編文號，如ΧΧΧΧ(通知)[年份]序號、ΧΧΧΧ(通報)[年份]序號。

　　(3)簡易(單)的通知、要求等文，無需編號，可以直接下發(fā)。

　　三、文件的簽署與蓋章

　　1、各分支機構(gòu)均無對外發(fā)文權(quán)限，對外發(fā)文只能以協(xié)會名義;

　　2、以協(xié)會紅頭發(fā)布的文件應(yīng)由會長或秘書長進行簽署;收文部門必須簽字，以便存檔;

　　3、以協(xié)會名義發(fā)布的文件應(yīng)蓋協(xié)會公章;以分支結(jié)構(gòu)名義發(fā)出的文件應(yīng)蓋本部門印章。若因特殊情況需蓋協(xié)會公章，應(yīng)經(jīng)會長同意。

　　4、協(xié)會綜合辦負責(zé)對以協(xié)會名義發(fā)布的文件進行編號及管理。

　　四、文件的發(fā)放與歸檔和銷毀

　　1、未經(jīng)相應(yīng)權(quán)限負責(zé)人審核同意的文件，一律不準發(fā)放;所有發(fā)放文件，應(yīng)存檔保留;

　　2、以協(xié)會名義發(fā)放文件有綜合辦登記和歸檔，各分支機構(gòu)發(fā)文由發(fā)文機構(gòu)指定人員進行登記和歸檔，歸檔部門應(yīng)存有所發(fā)文件的電子版本和該有印章的紙質(zhì)版。

　　3、沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過協(xié)會會長批準，可以定期銷毀。

　　五、執(zhí)行日期 本制度自協(xié)會正式成立之日起執(zhí)行

　　XXX行業(yè)協(xié)會籌備組

　　20XX年XX月XX日